الغرض من الوطيفة

الإشراف على الأنشطة الإدارية التي تسهل إدارة المكتب بشكل سلس وتنظيم الأفراد والمعلومات والموارد الأخرى بما يتضمن الحفاظ على المعدات والأدوات المكتبية بالجودة والكمية المناسبة والحفاظ على السجلات المختلفة.

مهام مدير مكتب المدير العام

• مراجعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالمدير العام قبل عرضها عليه أو توجيهها للغير.
• تنظيم جميع الأنشطة الإدارية المتعلقة بمكتب المدير العام.
• إعداد التقارير اليومية والأسبوعية والشهرية، بالإضافة إلى التعامل مع المراسلات الرسمية التي يحتاجها المدير العام سواء كانت عبر البريد الإلكتروني أو الورقي.
• حضور جميع الإجتماعات والجلسات التي يكون المدير العام طرفاً فيها.
• مراجعة التحضير للإجتماعات الخاصة بالمدير العام وتنسيق وتجهيز كل الوثائق والمستندات التي تخص موضوع الاجتماع.
• مراجعة تنظيم وفهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على المدير العام ومتابعة قرار المدير العام بشأنها وتسجيلها في السجلات الخاصة بها.
• تحديد وصياغة الأهداف المطلوبة لضبط أداء مكتب المدير.
• الإشراف على توجيه أفراد السكرتارية والتأكد من إرتقاء مستواهم الوظيفي.
• مساعدة المدير العام في جميع الأعمال غير المدرجة في هذا التوصيف والتي لا تخالف قوانين وأنظمة الإدارة العليا.
• دعم عملية اتخاذ القرارات من خلال تقديم التحليلات اللازمة، وإعداد الدراسات أو تقارير المعلومات المهمة التي تساعد المدير العام في اتخاذ قرارات استراتيجية.