اهلا بكم فى صفحة إدارة المتابعة والتقييم والتى نسعي من خلالها لتوضيح الدور المنوط بها ، حيث تعد إدارة المتابعة والتقييم أحد الركائز الأساسية فى دعم اتخاذ القرار المؤسسى وتعزيز جوده الاداء ،وتهدف الادارة الى بناء منظومة متكاملة تضمن كفاءة تنفيذ الخطط والبرامج وترصد الاثر الفعلي للانشطه والمشروعات وفق مؤشرات قياس الاداء وذلك من خلال الدعم المقدم من الادارة العليا للجامعة

تحت الانشاء

تحت الانشاء

• الاشراف على تطوير ومراجعة وتحديث نظام للمتابعة والتقييم للخطة الإستراتيجية والخطط التشغيلية والخطط السنوية للجامعة بما يشمل الإطار المنطقي وإطار النتائج، والنظام المحسوب لضمان قدرة الجامعة على رصد وجمع وتوثيق نتائج وآثار الخطط والبرامج والمشروعات ومدى تحقيقها للأهداف الموضوعة.
• القيام بالمراجعة الدورية لنظام المتابعة والتقييم الخاص بالجامعة وتحديثه وتطويره بما يضمن كفاءة وفعالية العمل وفق الخطط المعتمدة.
• متابعة مؤشرات الأداء الكلي والتشغيلي للجامعة فيما يتعلق بمستهدفات الخطط الإستراتيجية والسنوية والتشغيلية واقتراح الإجراءات اللازمة لتصحيح المسار.
• القيام بتحديد المعوقات التي تواجه التنفيذ مع قتراح الحلول والتوصيات الخاصة بتذليلها وفقًا لمراحل التنفيذ.
• الإشراف على إعداد تقارير الإنجاز الدورية الخاصىة بمتابعة سير خطط وبرامج ومشروعات الجامعة الربع سنوية والنصف سنوية والسنوية، للوقوف على مدى تقدم العمل من حيث الإنجاز، ومدى الإلتزام بالمستهدفات وبالبرنامج الزمني والموازنة المخططة، ومدى استدامة آثار ونتائج تلك الخطط والبرامج والمشروعات.
• الإشراف على إعداد تقارير تحليل المعلومات بما فيها أفضل الطرق والدراسات التي توثق هذه الطرق، والدروس المستفادة، والأنشطة التصحيحية.
• اقتراح التعديلات اللازمة على الخطط والبرامج والمشروعات المحددة في ضوء نتائج المتابعة الميدانية.
• تلقي الإستفسارات والمقترحات والشكاوى الخاصة بخطة وبرامج مشروعات الجامعة ودراستها وإبداء الرأي بشأنها وتضمينها في التعديلات المقترحة.
• إعداد قاعدة بيانات متكاملة ونظام إلكتروي لمتابعة الاداء  

تعريف مفهوم المتابعة:

 "هي عملية منظمة ومخططة ومستمرة ، تتم بصفة دورية ومنتظمة على مدار عمر المشروع لجمع المعلومات عن تشغيل وإنجازات المشروع وتأثيراته ، ثم إعدادها وتوصيلها إلى إدارة المشروع أو غيرها من الجهات المعنية بغرض مساعدتهم على اتخاذ القرارات المناسبة لتنفيذ المشروع بكفاءة نحو تحقيق الأهداف المخططة ".

" هي عملية مستمرة لجمع وتحليل المعلومات والبيانات للمشروعات والبرامج لتحديد مدى توافق سير أنشطة المشروع مع الخطة الموضوعة له لبيان الوضع الحالي للمشروع وتركز على مؤشر الأداء " .

أسباب أجراء عملية المتابعة :

لإمداد إدارة المشروع بالمعلومات الدقيقة في الوقت المناسب عن أنشطة المشروع للمساعدة في اتخاذ القرارات الخاصة بالآتي:

§       الموارد البشرية

§       الجدول الزمني

§       تدبير الموارد والمصادر

§       مستوى الجودة وكفاءة الأداء

§       الإدارة المالية والميزانية

وظائف عملية المتابعة :

             ·      توثيق مراحل تنفيذ المشروع .

             ·      تفسير عملية اتخاذ القرار بواسطة الإدارة .

             ·      اتخاذ القرار السليم .

             ·      التعلم من الخبرات المكتسبة  للمساعدة في وضع الخطط المستقبلية.

أهداف المتابعة:

المتابعة توفر لإدارة المشروع كافة البيانات والمعلومات عن أنشطة المشروع المنفذة بما يمكنهم من تحليل الموقف الحالي للمشروع ومقارنة ما تحقق فعلا بما كان مخططا تنفيذه وبخاصة التحقق من أن :

-  التنفيذ يتم وفقا للجدول الزمني المخطط .

-  تكلفة الأنشطة المنفذة في حدود الميزانية المعتمدة لذلك .

-  مدخلات ومخرجات المشروع تصل للفئة المستهدفة في المكان والوقت المناسبين .

-  الصرف يتم في الأوجه الصحيحة للإنفاق .

-  التنفيذ يتم بالجودة العالية المطابقة للمواصفات الفنية .

-  القوى البشرية والإمكانيات المادية يتم استخدامها بفاعلية وكفاءة .

-  إنجازات المشروع تتم وفقا لما هو مخطط له .

-  تأثيرات المشروع قد تحققت ، والتعرف على درجة تحققها .

-  تم تحديد مواطن القوة والضعف في المشروع والوقوف على الجوانب التي تحتاج إلى تحسين .

-  تم تحديد المشكلات التي تعوق التنفيذ لإيجاد الحلول المناسبة لها .

الأثار الناتجة عن غياب عملية المتابعة:

- تأخير إنجاز العمل.

- الإسراف في التكلفة واستخدام الموارد.

- التأخير في حل الصعوبات والمشكلات التي تواجه العمل.

- التعارض بين الجهات المشاركة في تنفيذ أنشطة المشروع.

أنواع المتابعة

أ - من حيث طبيعتها :

1. المتابعة الفنية :

المتابعة الفنية لموقع المشروع وهي التي تبين ما تم إنجازه من أعمال مقابل ما تم إنفاقه من استخدامات أستثمارية ، ومطابقة الأعمال المنفذة لما ورد في التوصيف العيني للمشروع من حيث الموقع والمواصفات والموارد المكونة للإنشاءات والتعديلات التي أدخلت على التنفيذ وأسبابها وأثرها على تحقيق الأهداف المرتبطة بالمشروع والمشاكل التي تعترض التنفيذ سواء كانت طبيعية أم نتيجة ظروف خارجية , ولذلك فإن هذا النوع من أنواع المتابعة يتم بصفة دورية ومنتظمة على مدار مرحلة التنفيذ .

2. المتابعة المالية :

المتابعة المالية هي أحد أنواع المتابعة المستخدمة في تنفيذ المشروعات ، وتهدف إلى الوقوف على ما تم صرفه من أموال على مشروع معين مقارنة بما تقرر لهذا المشروع من تلك الاعتمادات .

وهذا النوع من أنواع المتابعة يمكن إجراءه على فترات :

- شهرية : حيث تقوم المنظمة بعمل متابعة مالية شهرية .

- ربع سنوية : وفي هذه الحالة يجب أن يتم إعداد تقارير ربع سنوية بما لا يتجاوز نهاية الشهر التالي للربع المحدد ومما يسمح باتخاذ القرارات اللازمة في ضوء معدلات التنفيذ .

- المتابعة السنوية : لبيان معدل التنفيذ ومعدل الأداء الاقتصادي للمشروع وإظهار المؤشرات الإيجابية في التنفيذ وكيفية التغلب على المؤشرات السلبية .

ب- من حيث مصدرها :

1-  المتابعة الداخلية :

"هى التي تختص بصورة أساسية بمجالات تنفيذ أنشطة المشروع ذاته "

وتهدف إلى إمداد مديري المشروع والمشرفين على التنفيذ بمدى التقدم في عملية تنفيذ المشروع .وتتم  المتابعة  بأشراف إدارة المشروع .

2-  المتابعة الخارجية :

"وهى تختص أساسا  بمدى تقدم المشروع بصفة عامة متمشية مع الإطار التنظيمي المنطقي الذي يتم من خلاله  تنفيذ المشروع ."

ويتم أجراء هذه المتابعة بواسطة الهيئة الممولة والهيئات المشاركة في سياق الأشراف على المشروع .

أساليب وطرق المتابعة

يمكن تنفيذ عملية المتابعة من خلال عدة طرق وأساليب تحددها إدارة المشروع ، مع الأخذ في الاعتبار أن اختيار الأسلوب أو الطريقة المناسبة تعتمد على عدة عوامل منها قدرات الأفراد الذين سيكلفون بالعمل والوقت المناسب لإنجاز العمل والموارد المتاحة ، وتتميز هذه الأساليب بأنها تجمع معلومات كمية وكيفية عن مدى تطابق خط سير المشروع بالخطة الموضوعة .

بعض الأساليب المستخدمة في عملية المتابعة ما يلي :

1.   الإطلاع على التقارير والسجلات التي يقوم بها العاملون بالمشروع بشكل دوري وتوثيق الأنشطة التي تم تنفيذها .

2. القيام بزيارات ميدانية لموقع تنفيذ المشروع من أجل مشاهدة وملاحظة منظمة ومنتظمة لمواقع العمل وللمستفيدين ولأداء العاملين بالمشروع .

3. عقد لقاءات فردية وجماعية (اجتماعات) مع العاملين بالمشروع والجهات المشاركة فيه والمستفيدين والمستفيدات منه .

4.   يتم استخدام قوائم الفحص وجلسات التأمل أثناء متابعة المستفيدين أو أعضاء فريق العمل.

المؤشرات

المؤشر هو " العلاقة الدالة على تحقيق الأهدف أو الأنشطة "

 وللنشاط أو الهدف الواحد العديد من المؤشرات ، حيث أن المؤشرات تساعد على التعرف على مدى التقدم وقياس التغير الذي حدث.

و تتكون المؤشرات من مقاييس ويعبر عنها بالأرقام مثل :

1- النسبة :

وتنقسم إلي نوعين:

-   النسبة المقصود بها العلاقة بين جزء من شي ما والعدد الكلي لنفس الشيء (هي جزء من الكل ) كأن نقول أن 50% من أهالي القرية  ( س) لديهم خزانات صرف صحي .

-   النسبة المقصود بها العلاقة بين شيئين مختلفين توجد بينهما علاقة أو صلة مشتركة معينة مثل عدد المدرسين بالنسبة لعدد التلاميذ في المدارس الإبتدائية في منطقة محددة (مثل أن تقول يوجد مدرس لكل عشرين تلميذ).

2- المعدل :

مثل معدل وفيات الأطفال ويقصد به عدد الأطفال أقل من سنة واحدة الذين يموتون في سنة ما وذلك بالنسبة لكل ألف مولود في نفس السنة.

 أنواع مؤشرات المتابعة :

-  مؤشرات الأداء : نعني بها كم المدخلات والعمليات التي تمت خلال تنفيذ أنشطةالمشروع.

-   مؤشرات النجاح أو مؤشرات الآثر والنتائج : وهي تبين مدى الأثر الناتج عن الأنشطة أو البرامج ومثال ذلك أن إنخفاض الحالات المصابة بالبلهارسيا بعد تنظيم حملة مكافحة البلهارسيا بالقرية (س) قد يكون مؤشرا للأثر الناتج عن هذه الحملة.

مواصفات المؤشر الجيد:

-         أن يكون محدد كمياً وكيفياً.

-         يمكن قياسه بأحد وسائل القياس المستخدمة.

-         أن يكون له علاقة بأهداف المشروع.

مثال للمؤشر:

الهدف : رفع مستوى الوعي بالصحة الإنجابية لعدد 1000 سيده بقرية ( س ) بنهاية المشرع من خلال جلسات التثقيف الصحي والزيارات المنزلية.

مؤشر الأداء:

-         زيادة تردد السيدات على حضور هذه الجلسات.

-         زيادة عدد الزيارات المنزلية التي يقوم بها المثقفات الصحيات للسيدات المستهدفات.

مؤشر الأثر:

-         زيادة عدد المترددات على الوحدة الصحية لاستخدام وسائل تنظيم الأسرة.

تصميم خطة المتابعة

يتم إعداد وتصميم خطة المتابعة  قبل بداية تنفيذ المشروع خلال مرحلة التخطيط للمشروع  بحيث يتم استخدامها في متابعة تنفيذ أنشطة المشروع .

الشروط الأولية لوضع خطة المتابعة :

من أجل وضع خطة متابعة لمشروع ما لابد من توافر ما يلي مسبقا :

1. الخطة التنفيذية لإنشطة المشروع

2. تحديد الهدف  من عملية المتابعة

3. تحديد الوقت الزمني للمتابعة

4. تحديد أساليب وطرق المتابعة

5. تحديد الأدوار والمسئوليات سواء على مستوى التنفيذ أو المتابعة

6. وضع معايير الأداء (المؤشرات)

 إدارة المتابعة والتقييم 

اهدافها  توفر لإدارة المشروع كافة البيانات والمعلومات عن أنشطة المشروع المنفذة بما يمكنهم من تحليل الموقف الحالي للمشروع ومقارنة ما تحقق فعلا بما كان مخططا تنفيذه وبخاصة التحقق من أن : - 

التنفيذ يتم وفقا للجدول الزمني المخطط .

-  تكلفة الأنشطة المنفذة في حدود الميزانية المعتمدة لذلك .

-  مدخلات ومخرجات المشروع تصل للفئة المستهدفة في المكان والوقت المناسبين .

-  الصرف يتم في الأوجه الصحيحة للإنفاق .

-  التنفيذ يتم بالجودة العالية المطابقة للمواصفات الفنية .

-  القوى البشرية والإمكانيات المادية يتم استخدامها بفاعلية وكفاءة .

-  إنجازات المشروع تتم وفقا لما هو مخطط له .

-  تأثيرات المشروع قد تحققت ، والتعرف على درجة تحققها .

-  تم تحديد مواطن القوة والضعف في المشروع والوقوف على الجوانب التي تحتاج إلى تحسين .

-  تم تحديد المشكلات التي تعوق التنفيذ لإيجاد الحلول المناسبة لها .

إصدار التقارير الخاصة بمتابعة سير البرامج والمشروعات بالجامعة، ومقارنتها بالمستهدفات، من حيث:          

 - تحقيقها للأهداف الموضوعة لها وجودة مخرجاتها.

- مدى التزامها بالبرنامج الزمني

- مدى التزامها بالموازنة المخصصة لها.

- مدى استدامة اثارها ونتائجها.

- مدى الالتزام بتنفيذ الضوابط الإدارية والمالية.

- تلقي الاستفسارات والشكاوى الخاصة بخطة وبرامج مشروعات الوحدة ودراستها وابداء الرأي بشأنها وتضمينها في التعديلات المقترحة.

تتولى مسئولية التحقق من تنفيذ الخطط الاستراتيجية والبرامج والسياسات ومدى إحداثها للأثر النهائي المطلوب من عدمه، ووضع آليات ومتابعة مؤشرات أداء مختلف الوحدات وتحليل النتائج مقارنة بالمستهدفات وبالمعايير الأخرى لتحديد فرص التحسن المستمر. وذلك من خلال القيام بالتالي: -

* إعداد وتطوير ومراجعة وتحديث نظام للمتابعة والتقييم للخطة الاستراتيجية والخطط السنوية والخطط التشغيلية للإدارة بما يشمل الإطار المنطقي وإطار النتائج والنظام المحوسب لضمان قدرة الوحدة على رصد وجمع وتوثيق نتائج وآثار الخطط والبرامج والمشروعات ومدى تحقيقها للأهداف الموضوعة.

* متابعة تطبيق الخطط والسياسات والبرامج المستهدفة والتأكد من مؤشرات أدائها وتحديد أوجه الخلل والقصور فيما يتعلق بتنفيذ الخطة العامة للوحدة والأهداف والبرامج الموضوعة لتنفيذها واقتراح الخطوات التصحيحية اللازمة.

* الإشراف على فعالية آلية المتابعة والتقييم على مستوى الادارة والجهات التابعة لها بما في ذلك مؤشرات قياس كمية واضحة لمدى تنفيذ الخطط وتحقيق الأهداف الموضوعة.

* إعداد تقارير تحليل المعلومات بما فيها السلبيات والمشكلات الحرجة التي تواجه تحقيق المستهدفات واقتراح الحلول اللازمة والطرق الفضلى، والدراسات التي توثق هذه الطرق والدروس المستفادة والأنشطة التصحيحية.

* إصدار التقارير الدورية عن إنجازات الخطة الاستراتيجية وخططها التنفيذية من واقع تحليل تقارير وحدات الجامعة والجهات التابعة.

* إصدار التقارير الخاصة بمتابعة سير برامج ومشروعات الادارة، ومقارنتها بالمستهدفات، من حيث:-

- تحقيقها للأهداف الموضوعة لها وجودة مخرجاتها.  

- مدى التزامها بالبرنامج الزمني.

- مدى التزامها بالموازنة المخصصة لها.

 - مدى استدامة اثارها ونتائجها .

- مدى الالتزام بتنفيذ الضوابط الإدارية والمالية.

استحداث آليات تقييم الأثر المتحقق ومدى مطابقته للمستهدف الأساسي ومن ثم ضبط الخطط بما يتناسب مع المطلوب.

تلقي الاستفسارات والشكاوى الخاصة بخطة وبرامج مشروعات الجامعة ودراستها وابداء الرأي بشأنها وتضمينها في التعديلات المقترحة.

 "خطوات قياس أداء المشروع"

هذه الخطوات تشكل دورة مستمرة لقياس وتقييم أداء المشروع وتحسينه.

من خلال هذه العملية، يتم تحديد المشكلات والتحديات، واتخاذ إجراءات لتحسين الأداء وضمان تحقيق نتائج مرضية. 1. تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية: يجب تحديد مؤشرات أداء رئيسية (KPIs) التي تعكس أهداف المشروع وتقدم معلومات قيمة عن تقدمه. يمكن أن تشمل هذه المؤشرات الجدول الزمني، الميزانية، جودة التسليم، رضا العملاء، ومؤشرات أخرى ذات صلة.

2. جمع البيانات وتحليلها: يتطلب تقييم أداء المشروع جمع البيانات ذات الصلة بالمؤشرات المحددة وتحليلها بشكل منهجي. يمكن استخدام أدوات مثل المخططات والتقارير والمقابلات للحصول على بيانات دقيقة وشاملة.

3. المقارنة المعيارية: يتم مقارنة الأداء الفعلي للمشروع بالمخطط المحدد لتحديد مدى التوافق وتحديد الفروق. يمكن أن يكون هذا فيما يتعلق بالجدول الزمني، الميزانية، ونوعية المخرجات وغيرها من المعايير.

4. تحليل الأسباب الجذرية: في حالة وجود انحرافات عن المخطط المحدد، يجب تحليل الأسباب الجذرية وتحديد المشكلات التي تسببت في ذلك. قد تكون هذه المشكلات متعلقة بالعملية، الموارد، التخطيط، أو أي عوامل أخرى تؤثر على أداء المشروع.

5. تطبيق التحسينات: بناءً على تحليل الأداء وتحديد الأسباب الجذرية، يتعين اتخاذ إجراءات لتحسين أداء المشروع. قد يتضمن ذلك إعادة تخطيط المهام، تعديل المخطط الزمني، زيادة الموارد، أو تحسين العمليات والإجراءات.

6. الرصد والمتابعة: بعد تنفيذ التحسينات، يجب رصد وتتبع أثرها على أداء المشروع. يتم ذلك من خلال متابعة المؤشرات الرئيسية وتقييم مدى تحقيق الأهداف المحددة ومقارنتها بالأداء السابق.

7. التعلم المستمر: يجب توفير آلية للتواصل المستمر بين أعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة المعنيين لمتابعة أداء المشروع وتبادل المعلومات والتعلم من التحسينات المطبقة.

أدلة المتابعة والتقييم

أولا : دورة حياة المتابعة والتقييم تخطيط المتابعة والتقييم هو أول مرحلة في المتابعة والتقييم من الناحية النظرية. لكن لا يمكن عزل المتابعة والتقييم عن المشروع. فمثلا تخطيط المشروع يعتبر محورا لتخطيط المتابعة والتقييم. وأيضا إن تحليل الاحتياجات ينبغي أن تكون بوصلة لتخطيط المشروع. وفي المقابل نحتاج في التقييم أن نجيب على السؤال الأهم: هل غطى المشروع احتياجات الفئة المستهدفة؟

الإجابة على هذا السؤال يتطلب منا الإجابة أولا على السؤالين الاتيين: -

1- ما هي احتياجات الفئة المستهدفة؟ فإذا كنت لا تعرف ما هي الاحتياجات كيف ستضع أهداف المشروع؟ وكيف ستقيمه؟

2- ما هي الاحتياجات التي سيغطيها المشروع؟ فالمشروع ليس بالضرورة أن يغطي كامل احتياجات الفئة المستهدفة، هناك نطاق محدد سيتدخل فيه المشروع. إذا يحتاج العاملون في المتابعة والتقييم أن يفهمو مختلف مراحل المشروع بدءا من تحليل الاحتياجات ثم تخطيط المشروع نفسه وصولا إلى بدء المتابعة والتقييم والمتمثلة بتخطيط المتابعة والتقييم. تحليل الاحتياجات   -  تخطيط المشروع  -  تخطيط المتابعة والتقييم  -  تنفيذ المتابعة والتقييم  -  التحليل  -  التقرير.

ثانياً : أدلة المتابعة والتقييم

1- تحليل الاحتباجات التعريف: هي تحديد وتقييم احتياجات الجهة تجاه خدمات أو منتجات معينة، وذلك من خلال تحديد الفجوة بين النتائج الحالية والنتائج المرجوة. لذا فإن تحليل الاحتياج يعني الإجابة على الأسئلة: ما هو الوضع الحالي للجهة؟ ما هو الوضع الذي نريد أن تصل إليه هذه الجهة؟

أهمية تحليل الاحتياجات:

الأهداف تحليل الاحتياجات هي ببساطة أداة محورية لتوجيه عمل المؤسسة وتحديد أهدافها ومشاريعها.

الأثر تعظيم أثر موارد المؤسسة في المجتمع من خلال توجيه مشاريعها على المجالات ذات الأولوية.

التقييم تقييم جدوى مشاريع المؤسسة في تلبية احتياجات المجتمع، وتنفيذ تحليل الاحتياج دوريا مؤشر يساعد على تقييم الأداء الاستراتيجي للمؤسسة، ودورها تجاه الفئة المستهدفة في المجتمع.

المصداقية والشفافية ينظر المجتمع بعين من الاحترام والمصداقية للمشاريع التي تنطلق من دراسات علمية موضوعية تحدد الاحتياجات. وليس فقط انطلاقا من خبرات وتوجهات الإدارة.

المنهجيات والأدوات: تتنوع منهجيات تحليل الاحتياج التي تتناولها المراجع، تصنف بعضها وفقا للعينة المستهدفة، وبعضها وفقا للأدوات المستخدمة في جمع البيانات. مثل طريقة المجموعات المركزة، وطريقة المسح. نهدف في النموذج العلمي المعدّ لتصميم منهج تحليل الاحتياجات، من خلال حصر أبرز الطرق والأدوات المستخدمة في تحليل الاحتياجات. حيث يحدد المسئول الخيارات التي تناسب الجهة من النموذج الآتي والذي يشمل خمسة جوانب متكاملة في البحوث عموما، وفي تحليل الاحتياجات على وجه الخصوص:

1-نموذج  منهجية تحليل الاحتياجات ,الأداة كمية نوعية القياس مباشر غير مباشر التفصيل سريع مفصل الزمن تقييم حالي تنبؤي مصدر البيانات دراسات سابقة عينة من المستهدفين   عينة من الخبراء

2- تخطيط المشروع بنهج الإطار المنطقي عندما تعتمد المنظمات مفهوم "الإدارة بالنتائج Result Based Management" يصبح تصميم المشروع والمتابعة والتقييم عملية مترابطة لا يمكن أن نفصلها عن بعضها، حيث أن التصميم الجيد للمشروع مهم لمدراء المشاريع ولفرق المتابعة والتقييم على حد سواء لأن خطة المتابعة والتقييم تعتمد بشكل أساسي على عملية تصميم المشروع. ذلك الذي جعل منهجية الإطار المنطقي Logical Framework إحدى أكثر أدوات تخطيط المشاريع استخداما كونها تعتمد مفهوم الإدارة بالأهداف.

يضاف إلى ذلك مجموعة من المزايا، فضلا عن عوائق الاستخدام أيضا. سنعرض فيما يأتي وصفا لهذه المنهجية وأبرز مزاياها، ثم عرضا لآلية استخدام هذه المنهجية واستخدامها.

مفهوم نهج الإطار المنطقي منهجية الإطار المنطقي Logical Framework إحدى أكثر أدوات تخطيط المشاريع استخداما كونها تعتمد مفهوم الإدارة بالأهداف، فضلا عن سهولة فهم المخطط وقراءته. إذا يعتمد هذا النهج على مصفوفة الإطار المنطقي الشاملة لكل جوانب المشروع من ناحية تصميمه وتقييمه أيضا.

مصفوفة الإطار المنطقي هي جدول يلخص مخطط المشروع في خلايا مترابطة ومتسلسلة، بحيث تشكل نموذجا مرنا لخطة المشروع قابلة للمراجعة والتعديل، يمكّن هذا الجدول من فهم كامل المشروع من خلال نظرة واحدة، ويسهل المهمة على فرق المتابعة والتقييم في تقييم المشروع واستخلاص المؤشرات والاستنتاجات.

مصفوفة نهج الإطار المنطقي لتخطيط المشروع          

-عناصر التدخل بيان التدخل المنطقي المؤشرات مصادر التحقق الافتراضات الهدف العام عبارة الهدف.

- النتائج النتائج المتوقعة تحديد معايير تحقق الأنشطة والمخرجات والنتائج بالكمية والنوع والزمن اسم مصدر المعلومات لكل مؤشر   المخرجات مخرجات المشروع بالأرقام .

قائمة بالإجراءات المحتمل تنفيذها لتلافي تأثير المخاطر على تحقيق مخرجات ونتائج المشروع النشاطات قائمة بأهم أنشطة المشروع المدخلات التكاليف .

3- تخطيط المتابعة والتقييم

إعداد دليل المؤشرات تخطيط المتابعة والتقييم هو دليل لما سوف تقيمه،

المعلومات التي تحتاجها، من سيجمع المعلومات ولمن ستجمع. لذا فإن خطة المتابعة والتقييم تقتضي الإجابة على التساؤلات الخمسة: -

ما هي المؤشرات التي سيتم قياسها؟ وكيف سنقيسها؟ متى سنقيس كل مؤشر؟ ومن سينفذ ذلك؟ ما هي الموارد المالية اللازمة للتنفيذ؟ كيف سنتأكد من جودة البيانات؟ كيف سنتعامل مع المخاطر المحتملة؟

المؤشرات هي محور مشروع المتابعة والتقييم،

الخطوة الأولى في استخدام المؤشرات هي عملية بناء المؤشر، والتي من المفترض أنها تمت في مرحلة تخطيط المشروع من خلال مصفوفة الإطار المنطقي. فإذا كنت تقيم مشروعا لا يعتمد على نهج الإطار المنطقي في تخطيطه، أو أن المشروع ليس له أهداف واضحة في الأصل، فعليك هنا العودة خطوة إلى الوراء ووضع أهداف ونتائج ومؤشرات بالتشارك مع أصحاب المصلحة. بعد بناء المؤشر، تحتاج إلى تخطيط جمع البيانات اللازمة للمؤشر، تخطيط البيانات يتطلب منك معرفة ما يلي:

المؤشر:ما هو المؤشر الذي ستقيسه بالأرقام؟ ما هو الحد الرقمي الذي تريد للمؤشر أن يصل إليه؟ وخلال أي وقت؟ تكرار القياس:هل ستقيس المؤشر مرة واحدة، أم تحتاج إلى إعادة قياسه خلال مراحل عمل المشروع.

مصدر المعلومات:ما هو المجتمع أو الفئة أو الوثائق التي ستحصل منها على بيانات المؤشر. في حال وجود مصفوفة الإطار المنطقي، فالمصفوفة يفترض أنها تتضمن معلومات عن مصادر البيانات.

أداة القياس:هل هو مسح؟ مقابلة معمقة؟ مجموعة تركيز؟ مراقبة.

أسلوب الوصول:هل سيكون اتصالا هاتفيا؟ مقابلة شخصية؟ عبر الإنترنت؟ حجم العينة:في حال كنت تعتمد على سحب عينة من مجتمع محدد، فتحتاج إلى تحديد حجم العينة. إذا كنت ستستخدم مقابلات معمقة فستذكر عدد هذه المقابلات. إذا كانت ستستخدم مجموعة تركيز فستذكر حجم المجموعة.

الجدول الذمنى لقياس المؤشرات بعد إعداد دليل المؤشرات، نقوم بوضع الخطة الزمنية لقياس كل مؤشر. فقد يتم قياس المؤشر مرة واحدة أثناء المشروع أو بعده. وقد يتكرر قياس نفس المؤشر أكثر من مرة أثناء المشروع. أيضا ليس بالضرورة أن يقاس المؤشر دفعة واحدة، إنما قد يقاس في مراحل زمنية متتالية.

جدول الانشطة والموازنة قسم موازنة المشروع إلى تصنيفين:-

1-التكاليف المباشرة Direct Costs، وترتبط بأنشطة المتابعة والتقييم الميدانية كجمع البيانات. تزداد التكاليف المباشرة بازدياد الأنشطة. مثل: .أجور جامع البيانات في حال كان أجره مرتبط بالنشاط. مثلا يعطي أجر عن كل يوم عمل أو عن كل استبيان يقوم بملئه. .تكاليف تنقل جامعي البيانات، ومستلزماتهم كالاستبيان الورقي أو أجهزة الحاسوب اللوحي للاستبيان الإلكتروني.

2-التكاليف غير المباشرة Overhead Costs، وهي مرتبطة بالإدارة المركزية لمشروع المتابعة والتقييم. التكاليف غير المباشرة لا تزداد مع ازدياد أنشطة المتابعة والتقييم الميدانية. مثل: .الفريق الإداري للمشروع (مدير المشروع، المدير المالي، منسق، الباحثون والاستشاريون) .جامع البيانات إذا كان يتقاضى أجرا شهريا ثابتا مقابل تفرغ عدد محدد من الساعات يوميا. .شراء مستلزمات خاصة بالمشروع (تطبيقات برمجية كمثال) .استئجار مكتب إداري التكاليف غير المباشرة تبقى ثابتة مع ازدياد أنشطة المشروع الميدانية، لكن إذا ازدادت أنشطة المشروع إلى حدّ معين فستزداد التكاليف غير المباشرة أيضا. فمثلا قد نحتاج إلى منسق ثان في المشروع إذا كثرت الأنشطة الميدانية.

3-متابعة مخرجات المشروع: من المهم متابعة تقدم المشروع في إحراز أهدافه، وخصوصا متابعة المخرجات. فالكشف المبكر عن الانحراف يساعد في تصحيح مسار المشروع وأنشطته. على خلاف تقرير التقرير النهائي والذي يكشف عن الانحرافات التي حصلت إنما بعد فوات الأوان، وتكون بمثابة دروس مستفادة للمشاريع المقبلة.

4-تنفيذ المتابعة والتقييم تبدأ هذه المرحلة بالتزامن مع أنشطة المشروع المنفذ خلال دورة حياته بهدف تنفيذ ما تم تخطيطه في مشروع المتابعة والتقييم، ويمكن قراءة هذه المرحلة من أربعة جوانب:

إدارة موارد وعمليات جمع البيانات:يمر مدير مشروع المتابعة والتقييم أو من يخوله في ثلاثة مراحل:

مرحلة التحضير، وفيها يتواصل مع الفريق الميداني ويضع معهم الشروط المرجعية، ثم يحضر الأدوات العلمية والتقنية ويبدأ بتدريب الفريق.

مرحلة تنفيذ الأنشطة، وخلالها يبدأ الفريق الميداني بتنفيذ أنشطة جمع البيانات، يراعي خلالها الفريق إجراء زيارات تعريفية تسبق تنفيذ عملية الجمع، وأثناء عملية الجمع يتوجب على الباحث الميداني إرسال تقارير دورية إلى إدارة المشروع حول عمله والمشاكل التي تواجهه.

مرحلة إغلاق جمع البيانات، وفيها تجمع كافة تقارير جامعي البيانات لإعداد تقرير نهائي حول عملية جمع البيانات، ويجرى اجتماع لإغلاق الجمع ومناقشة الخبرات والتحديات التي واجهت الفريق وتوثيق الدروس المستفادة.

ضبط جودة البيانات: ينفذ فريق المتابعة والتقييم الإجراءات المخطط لها في ضبط جودة البيانات والمرتبطة بالتنفيذ مثل تنظيف البيانات والتحقق من المعلومات والتحقق من عمل باحثي البيانات.

استخدام التكنولوجيا:

التكنولوجيا لها دور حيوي في تسريع عملية جمع البيانات وتحسين جودة البيانات وتخفيض مخاطر الجمع، فضلا عن توفير في التكلفة. الأسلوب الورقي مطروح في عملية الجمع أيضا في كثير من الحالات التي يصعب فيها استخدام التكنولوجيا.

تخفيض التكاليف:ثمة العديد من الإجراءات التي تساعد على ضبط التكاليف وتخفيضها والتي يميل غالبها إلى إجراءات وقائية أكثر من كونها علاجية، تتعلق بانتقاء أساليب وأدوات جمع البيانات وانتقاء المؤشرات، وتحديد حجم العينة وترشيد مصاريف جامعي البيانات وغيرها من الإجراءات.

5- تحليل بيانات المتابعة والتقييم ليل بيانات المتابعة والتقييم هي المرحلة الفاصلة التي تحول الثروة الخام للمتابعة والتقييم (البيانات) إلى نتائج, دروس مستفادة، توصيات، التحسين المستمر للأداء.

يمر تحليل بيانات المتابعة والتقييم في خطوتين: افهم طبيعة بياناتك - نفّذ التحليل

سنعرض هنا وصفا لكل خطوة، 

الخطوة الأولى: افهم طبيعة بياناتك فهم وتصنيف أنواع البيانات المتاحة لديك أمر يهمك في اختيار أسلوب التحليل المناسب، تصنف بيانات المتابعة والتقييم في جانبين: بيانات المتابعة، وبيانات التقييم البيانات الكمية، والبيانات النوعية بيانات المتابعة،

وبيانات التقييم: يوضح الجدول الآتي أمثلة عن مؤشرات المتابعة والتقييم:    

مؤشرات متابعة

1. مؤشر الإنجاز: يتضمن الأنشطة التي تم إنجازها حتى الآن.

2. مؤشر المدة: يتضمن تحديد مدى الالتزام بالخطة الزمنية للمشروع.

3. مؤشر التحديات ويتضمن المشاكل التي تواجه منفذي المشروع في مراحله.

4. مؤشر كفاءة الأداء في المرحلة الحالية.

مؤشرات تقييم

1. مؤشر التوافر: يشير إلى مدى توفر شيء ما.

2. مؤشر الاستخدام: يبين إلى أي مدى يستخدم شيء ما في الغرض الذي أعد له.

3. مؤشر التغطية: يبين نسبة أو عدد من يحصلون على منتج أو خدمة من بين أفراد الفئة التي تحتاج إلى هذا منتج أو خدمة.

4. مؤشر الجهد: يبين نوعيه وحجم الجهد أو الموارد المستثمرة لتحقيق الأهداف.

5. مؤشر كفاءة الأداء: يبين ما إذا كانت الموارد والأنشطة قد استخدمت أفضل استخدام ممكن لتحقيق الأهداف.

6. مؤشر الجودة: يبين هذا المؤشر نوعية أو مستوي جودة شيء ما.

7. مؤشر الأثر: يبين مدى الأثر الناتج عن الأنشطة والبرامج.

8. مؤشر الاستدامة: تعنى الاستدامة بقياس مدى المنفعة التي من المرجح أن تستمر بعد الانتهاء من تنفيذ المشروع لفترة طويلة الأمد.

البيانات الكمية والنوعية:

إن دمج البيانات النوعية مع الكمية في التقييم أمر أصبح لا بدّ منه، فالبيانات النوعية تعطيك الفهم والعمق، والبيانات الكمية تعطيك الموضوعية والسرعة.

يوضح الجدول الآتي أبرز تلك الفروقات:

 البحوث الكمية البحوث النوعية الإجابات محددة مسبقا قبل إجراء المسح الميداني (على شكل افتراضات) غير محددة، يتم استكشافها من خلال البحث الميداني تدخل الباحث في نتائج البحث كبير، من خلال الافتراض المسبق لخيارات الإجابة قليل، حيث يترك للمجيب الحرية في الحديث والتعبير عن الإجابة القياس قياس مؤشرات محددة وواضحة بالأرقام تسجيل المشاعر، وجهات النظر، المعتقدات، قيم المجيبين الوقت تستهلك الإجابة وقت محدد قصير نسبيا قد تستهلك الإجابة وقتا طويلا للإجابة طرق جمع البيانات الاستبيانات ذات الإجابات المغلقة (أو نصف المغلقة) المقابلات الشخصية المعمقة،

مجموعات التركيز الخطوة الثانية: نفذ التحليل بعد التعرف على طبيعة البيانات التي تمّ جمعها فيما إذا كانت بيانات متابعة أو تقييم، وهل سيتم تحليلها وفق التحليل الكمي أم النوعي نبدأ بتنفيذ التحليل. تعتمد منهجية تحليل البيانات، الكمية منها أو النوعية على أربعة مراحل: استكشاف البيانات وتصحيح مشكلاتها ترميز البيانات تحليل البيانات تفسير النتائج تختلف التقنيات المستخدمة في كل مرحلة وفقا لنوع البيانات، الكمية (كالاستبيان)، والنوعية (المجموعات المركزة والمقابلات النوعية). أيضا يختلف النظام الإحصائي المستخدم فيه. فمثلا يستخدم مع البيانات الكمية برنامج R و IBM SPSS Statistics، في حين يستخدم مع البيانات النوعية برنامجي NVivo و SPSS Text Analysis. 6-

إعداد تقارير المتابعة والتقييم

نعرض فيما يلي العناصر التي ترد في تقارير المتابعة والتقييم، يمكنك أيضا الاطلاع على قوالب مختلفة للتقرير وفقا لجهات عدة في الدليل السادس المفصل في المتابعة والتقييم.

الملخص التنفيذي    

الملخص التنفيذي يأتي غالباً في بداية التقرير، ويتضمن ملخص للأجزاء الرئيسية من التقرير بنفس الترتيب الوارد في جسم التقرير، دون إضافة معلومات جديدة، وتجدر الإشارة إلى أنه في الملخص التنفيذي لا يتم التركيز على شرح أنشطة المشروع أو التعريف بها، ويجب ألا يتجاوز 3-4 صفحات.يعتبر الملخص التنفيذي أهم جزء في تقرير المتابعة والتقييم لأنه الجزء الذي من المفترض أن يطّلع عليه صانع القرار، يتم فيه التركيز على النتائج وربطها بتوصيات عملية قابلة للتطبيق، بغرض إعطاء المزيد من الاهتمام لغرض المتابعة والتقييم .

حول المشروع

حول المشروع يتضمن معلومات حول الإطار العام للمشروع والأجزاء التي يقوم عليها كتحديد الإطار الزماني والمكاني للمشروع بالإضافة إلى أنشطة المشروع وآليات تنفيذها، الفئات المستهدفة، الموارد البشرية ...يساعد في التعرف على المشكلة التي يعالجها المشروع من خلال وصفها والتطرق لآليات التعامل معها.

منهجية المتابعة والتقييم    

منهجية المتابعة والتقييم وهي الطرق المستخدمة لجمع البيانات، فضلا عن النهج والأساليب المستخدمة في تحليل البيانات، وتأتي أهمية هذا القسم لأنه يوفر الأساس لمصداقية نتائج التقييم. ينبغي الإشارة إلى أدوات جمع البيانات في الملحق، ولابد من الإشارة إلى الطريقة التي تم فيها الفئة المستهدفة واستراتيجية أخذ العينات.وتتوزع منهجية المتابعة والتقييم ما بين المعاينة، آلية جمع البيانات.

المعاينة

تتضمن المعاينة تفاصيل كاملة حول:-

1. تحديد مجتمع المستهدف المراد سحب العينة منه.

2. تحديد حجم العينة ومستوى الثقة.3. تقديم تفاصيل تتعلق كيف تم اختيار مصادر البيانات، بما في ذلك أساليب أخذ العينات.

آلية جمع البيانات يجب مراعاة ما يلي:-

1. الأدوات المستخدمة لجمع البيانات.

2. لماذا تم استخدام هذه الأدوات.

3. كيفية الوصول للفئة المستهدفة.

4. في حال استخدمت الأساليب النوعية يجب إعطاء تفاصيل حول محاور المقابلات مثلاً، وكيف تم اختيار المستبينين. التأثير والفاعلية  

  التأثير والفعالية هذا القسم هو الجزء الرئيسي من التقرير، حيث يتم فيه تجميع كل معلومات المتابعة التقييم وعرضها بشكل سهل الفهم وبطريقة منطقية كلما أمكن ذلك. ويشكل تقديم البيانات بصريا في رسوم البيانية وجداول وخرائط الطريقة الأسهل لقراءة، لإظهار الأدلة التي تدعم الاستنتاجات والتوصيات.

جوانب قياس التأثير والفعالية ملائمة المشروع لحل المشكلة

– كفاءة إدارة موارد المشروع

– فعالية المشروع

– حجم الآثر الذي ستركه المشروع

– مدى استدامة نتائج المشروع.

النتائج    

النتائج هذا القسم هو الأكثر أهمية وتفصيلا في التقرير لأنه يعبر عن نتائج التقييم التي تم التوصل إليها استناداً إلى البيانات المجموعة خلال عملية المتابعة والتقييم  .

يجب ألا تتضمن النتائج أي جداول أو رسوم بيانية، كما أنه من المفترض ألا تحوي آراء شخصية أو استنتاجات تعتمد على الخبرة أو الملاحظة إلا في الحالة التي يعتمد فيها التحليل النوعي للبيانات.

التوصيات

التوصيات هذا الجزء من التقرير ينبغي تقديم توصيات واضحة ومفيدة، محددة زمنيا وقابلة للتنفيذ تهدف إلى تعزيز أداء المشاريع وتحسين استدامة النتائج، وكل توصية ينبغي أن تبين بوضوح الإجراءات التي يتعين الاضطلاع بها أو قرار يتعين القيام بها من قبل الجهة المعنية .يتم تضمين التوصيات في حال طلبها في بيان تقييم العمل. وهي إجراءات محددة فريق التقييم يقترح أن تتخذها إدارة البرامج التي تعتمد على النتائج والاستنتاجات.

عناصر أخرى:

الاختصارات

الاختصارات إذا تضمن التقرير اختصارات كاسم الجهة المنفذة أو الفئة المستهدفة أو الخدمة المقدمة فيجب قبل البدء بكتابة محتويات التقرير تعريف مدلولات هذه الاختصارات.   مثال الموارد البشرية Human Resourcesالمتابعة والتقييم Monitoring and Evaluation HRM&E

الدروس المستفادة

 الدروس المستفادة الدروس المستفادة هي تعميمات تعتمد استنادا إلى خبرات التقييم مع المشاريع والبرامج، أو السياسات المجردة من الظروف تبعا لحالات أوسع تتضمنها عملية المتابعة والتقييم في كثيرٍ من الأحيان، ولكن يجب ألا تكتب على شكل توصيات، أو ملاحظات بل يجب أن تكتب بطريقة تبرز نقاط القوة أو الضعف في إعداد وتصميم وتنفيذ خطة المتابعة والتقييم التي تؤثر على الأداء والنتائج.وتمثل عنصر أساسي في أي نظام إدارة المعرفة، وأنها مهمة لتحسين أداء المنظمات بشكل مستمر . مثال في مشروع كفالة يتيم تم توزيع سلات ملابس على الأطفال الأيتام في مدارسهم أمام زملائهم مما سبب شعور بالغيرة لدى بقية الطلاب لأنهم لم يستلموا مثل هذه السلة وخاصة أنّ بعضهم يعانون من الفقر وسوء أحوالهم المادية. كان من المفترض الانتباه إلى ضرورة عدم توزيع سلات الملابس في المدارس بل في مراكز مخصصة للأطفال الأيتام فقط.الدرس المستفاد من هذا الموقف: " اختيار آليات تنفيذ النشاط بعناية " .

قصص النجاح

    قصص النجاح أثناء تنفيذ المشروع قد تصادف أعضاء فريق الجهة المنفذة للمشروع مواقف إيجابية أو سلبية يتم ذكرها في تقرير المتابعة والتقييم من باب التحفيز أو من باب التحذير. مثال أثناء تنفيذ مشروع "إنشاء مراكز دعم نفسي للأطفال "، صادف أحد العاملين في أحد المراكز طفل يعاني من اكتئاب حاد نتيجة رؤية والده يحترق على قيد الحياة، ذهاب والدته إلى المستشفى مع والده لتلقي العلاج وتركته لدى أحد الأقارب، فكانت مشاركته في أنشطة (جلسات الدعم النفسي والأنشطة الترفيهية، الخ ...) محفز للتغلب على الاكتئاب، والتفاعل مع بقية الأطفال بشكل طبيعي مرة أخرى.

الغرض من التقييم

ينبغي تحديد الغرض من التقييم بشكل واضح في بداية التقرير في حوالي 1-2 صفحات تتضمن:

لماذا يتم إجراء التقييم الآن.

ماهي النتائج المتوقعة من المشروع.

مدى تحقق أهداف المشروع.

مدى الالتزام بالمعايير المتفق عليهاللوصول إلى جملة من التوصيات تساعد صانعي القرار في عملية التخطيط لمشاريع مستقبلية . مثال بعد الانتهاء من مشروع ترميم المبني في منطقة ما يفيد التقييم في معرفة مدى الالتزام بالمعايير المتفق عليها خلال عملية الترميم من حيث الجودة والتوقيت، كذلك معرفة رضا أصحاب المبنى عن جودة الترميم.

أسئلة التقييم

يجب أن تحدد أسئلة التقييم تبعا لغرض المشروع بما يخدم أهداف المتابعة والتقييم، ويشترط أن تكون صياغتها واضحة وبسيطة. مثال

أسئلة حول جودة الخدمات المقدمة ضمن المشروع.

أسئلة حول أهمية المشروع في حل المشكلة.

أسئلة حول فعالية المشروع ومدى استدامة نتائجه.

تحديد نطاق التقييم

 نستطيع من خلال تحديد نطاق التقييم تسليط الضوء على المعوقات الرئيسية التي كان لها تأثير على عملية التقييم، وكيفية التغلب على هذه المعوقات. مثال البعثات الميدانية محدودة بسبب

القيود الأمنية.

ميزانية محدودة.

الوقت محدود.

عدم القدرة للوصول لعدد من المستفيدين الرئيسيين من المشروع لإجراء مقابلات معهم